Toftebos Venner

Vennekredsen har afholdt bestyrelsesmøde

Til stede: Else, Claus, Iben, Mogens, Lene og Anette

Formand: Claus
Næstformand og mødeleder: Anette

Afbud: Leif

Dagsorden: 

1. Gennemgang af dagsorden og afstemning af bestyrelsesmødets indhold. Herunder godkendelse af referat fra sidste møde 
2. Nyt fra formand 
3. Nyt fra sekretær  
4. Nyt fra Kasserer 
5. Kontingent 
6. Medlemskort 
7. Folder 
8. Facebook 
9. Ansøgning om midler 
10. Nyhedsbrev 
11. EVT.
    
    
    

1. Velkommen til Mogens Brock, som er bestyrelsens sidste medlem, for at vi er fuldtallige.
   Velkommen til Lene, som er den nye personalerepræsentant, da Christine har opsagt sin stilling på Toftebo, siden sidste møde. 
   Ingen kommentarer til referatet fra sidste møde
   
   
2. Intet nyt siden sidst
    
3. Orientering om, hvordan det er gået på aktivitetsfronten under Corona:
   Efter vi blev lukket ned af Corona, startede vi ret hurtigt op med Skype og Facetime, hvilket var en succes. Vi fortsætter med denne mulighed, for de pårørende, som bor langt væk og derfor ikke har mulighed for, at komme på besøg så ofte.
   Vi har gjort og gør stadig, hvad vi kan for at lave aktiviteter i afdelingerne, i det omfang beboerne har lyst.
   Det ser ud til, at der stadig er lange udsigter til, at beboerne kan komme tilbage til Aktivitetscentret.
   Der blev lukket op for besøg af pårørende, under visse restriktioner omkring 1. juli og det skabte glæde i huset.
   Vi har været nødt til at aflyse vores familieaften i maj og høstfesten i september. Høstfesten bliver dog fejret alligevel, kun for beboerne afdelingsvis.
   Familieaften i november vil vi afholde på en eller anden måde, her er vi gået i tænkeboks om, hvordan vi kan gøre det. I hører nærmere, når vi er kommet til noget konkret.
   
   
4. Det har virkelig taget lang tid, at få alle formaliteter på plads omkring CVR nummer, kontonummer osv. så vi kan komme i gang med vennekredsen, men nu er det på plads.
   
   
5. Vi satte til generalforsamlingen kontingentet til 50 kr. pr. person pr. år.
   Hvordan gør vi nu, når det første halve år er gået med Corona og formaliteter?
   Det besluttes, at alle de kontingenter der bliver solgt fra nu af og til nytår, vil blive gældende hele 2021.
   Hvad vi gør fremadrettet, tager vi på et senere tidspunkt.
   Der bliver foreslået, at erhvervsdrivende skal kunne købe et medlemskab til 500 kr. eller 1000 kr. for at støtte op om vores gode sag, mod evt. at få deres reklame på, hver gang vi laver noget på skrift.
   Måske skal vi engang i mellem lave en nyhedsmail til medlemmerne. Dette tager vi op igen næste gang.
   
   
6. Vi beslutter, at vi ikke vil bruge fysiske medlemskort, men at hvert nyt medlem, vil få en mail, med et medlemsnummer og en velkomst. De medlemmer der ikke har mail, får det samme på anden vis.
   
   
7. Der er udarbejdet en folder, som inspiration til at tegne et medlemskab i Toftebo's Venner og et oprids af, hvad vi står for og hvad vi vil med det.
   Folderen bliver rettet til og Anette sender den ud til godkendelse af bestyrelsen, så snart de sidste rettelser er foretaget.
   Der er enighed om, at vi skal have taget billeder af bestyrelsen, som skal i folderen.
   
   
8. Bestyrelsen er enige om, at der skal oprettes en Facebookside for Toftebo's Venner. Denne opretter Anette, så snart de sidste detaljer er på plads.
   Der er enighed i bestyrelsen om, at vi skal bruge medierne mest muligt og når de sidste småting er på plads og vi er klar til at sælge medlemskort, kontakter vi Hammerum/Gjellerup avisen, for at høre om de her vil skrive en lille artikel om os.
   
   
9. Der er i første omgang et ønske om, at søge penge til julepynt til hele huset. Noget som fylder og syner af noget i vores store vinduer og gangarealer og som giver noget hygge i en mørk tid.
   Derudover ønsker vi os også nye sangbøger til alle afdelinger, gerne den fra ældresagen.
   Og sidst men ikke mindst, er et af vore første ønsker et transportabelt elklaver, som kan komme rundt på alle afdelinger.
   Else undersøger hvad et transportabelt elklaver koster og Iben undersøger de andre to ting.
   Af de største fremtidsønsker er en cykel med lad, hvor vi kan cykle med kørestole og en bus, som kun er vores egen, så vi altid kan køre en tur og ikke kun hver 3. uge.
   Iben og Mogens kigger på mulighederne for at søge fonde og lign. og sætter i gang på den front.
   Claus undersøger hvad en cykel og en bus evt. vil koste.
   Der findes noget der hedder Paragraf 18 midler ved kommunen, hvor man kan søge penge fra hvert år inden 1. november til frivilligt arbejde.
   Dette undersøger Iben og kan evt. spørge sig til råds, ved Asbjørn Frank, som er formand i vennekredsen på Lind Plejecenter.
   
   
10. Bestyrelsen opfordres til, at tilmelde sig nyheder fra Toftebo, på hjemmesiden, så de kan følge med i, hvad der sker i huset.
    
    
11. 12. 13. Næste møde er fredag den 30. oktober 2020 kl. 12:30

Mødet blev afholdt den 21. februar kl. 09:30

Til stede: Else, Claus, Leif, Iben, Christine og Anette.

• Præsentationsrunde
  Christine er suppleant for Kirstine (personalerepræsentant) 
• Konstituering
  Claus vælges som formand
  Iben vælges som kasserer
  Anette sidder ifl. vedtægterne altid som næstformand og sekretær

  Claus Kappel, Leif Mau og sidste ikke-fundne medlem, er på valg efter 3 år 
  Iben Brock og Else Kappel er på valg efter 2 år
  Christine er på valg efter 2 år

  Der mangles stadig et bestyrelsesmedlem, en suppleant og en revisorsuppleant. Vi er enige om, at disse nok skal findes, hvis ikke før, så ved salg af medlemskort

• Bankforbindelse og CVR nummer
  Det besluttes, at vores kommende bankforbindelse bliver Ringkøbing Landbobank og Iben tager kontakt til dem for at få papirer til underskrift af bestyrelsen ifm. oprettelse af konto

  Iben undersøger samtidig muligheden for mobilepay

  Når der er oprettet en konto, sørger Iben for at oprette et CVR nummer

  Formand og sekretær skal underskrive/godkende alle fakturaer før betaling

• Medlemskort
  Anette har lavet et udkast til en informationsfolder til kommende medlemmer, denne finpudses til næste gang

  Iben laver et udkast til medlemskort

  Det vil være godt, at få lavet en facebookside. Anette kigger på det

• Brainstorm/debat - hvad vil vi med Vennekredsen og hvad kan vi byde ind med 
  Ideer til fremtidige aktiviteter:

  Cykelteams
  Erindringsdans/danseeftermiddage
  Flere større busture/oplevelsesture
  Ex.: Haustrup, cirkus, dyreskue, museer
  Evt. flere fester: Sankt Hans, forårsfest, sommerfest
  Fastelavn
  Damegrupper
  Herregrupper
  Wellness: hår, negle, makeup
  Kortspil
  Brætspil
  Sang og musik
  Svømning
  Én til én kontakt

• EVT. 
  Centerrådet vil gerne udpege en ved deres konstituering sidst i marts til at sidde med til bestyrelsesmøder, som link til Aktivitetscentret og ikke som medlem af bestyrelsen

  Familieaftenerne ligger næste gang den 25. 27. og 28. maj og her vil det være rigtig godt, at der deltager en fra bestyrelsen hver aften. Dette behøver ikke være den samme

  Vi fejrer Dronningens fødselsdag den 16. april. Der er mulighed for deltagelse af en eller flere fra vennekredsen, hvis det er muligt. Dette drøfter vi senere

  Høstfesten er planlagt til 16. september

  Der stilles forslag om, at søge en fond om et transportabelt klaver, som kan bruges i hele huset. Dette tages op igen næste gang

Referent: Anette

Dagsorden:

1. Velkommen ved Jakob Skovbakke
2. Gennemgang og vedtagelse af vedtægter, herunder fastsættelse af kontingent ved Anette Andersen.
3. Valg til bestyrelse.
4. Valg af revisor og revisor suppleant.
5. Konstituering og fastsættelse af næste møde.

Referat:

1. Da vi, for 14 dage siden, afholdte informationsaften, var der 13 fremmødte og det var en positiv opstart. I aften er der dog kun mødt 3 personer op, udover Anette og undertegnede, men vi er i gang. Så selvom vi ikke får sat en hel bestyrelse i aften, er vi optimistiske på fremtiden.
2. Foreslåede vedtægter blev gennemgået og med få rettelser, vedtaget. Medlemskontingentet er sat til 50 kr. pr. person.
3. Følgende blev valgt ind i bestyrelsen:
   
   Leif Mau 
   Else Kappel 
   Claus Fuglsang Kappel 
   Iben Brock 
   
   Der mangler derfor et medlem samt en suppleant, som generalforsamlingen har givet de valgte bestyrelsesmedlemmer, bemyndigelse til at finde og sætte ind på manglende poster uden afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling. 
   
   Personalerepræsentanten i bestyrelsen er Kirstine Haugaard Nielsen og suppleant for hende, vælges på personalemøder i uge 6.
   
   Aktivitetsansvarlig på Toftebo, som har en fast plads i bestyrelsen, som næstformand og sekretær, er Anette Grønbæk Andersen. 
4. Revisor blev Jakob Skovbakke.
   Suppleant for revisor mangler, men også her har generalforsamlingen givet de valgte bestyrelsesmedlemmer, bemyndigelse til at indsætte denne uden afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling.
5. Da bestyrelsen ikke blev fuldtallig, er konstitueringen udsat til første bestyrelsesmøde. Det bliver fredag den 28. februar 2020 kl. 09:30, på Toftebo Plejecenter, administrationsgangen. Så er de sidste bestyrelsesmedlemmer forhåbentlig fundet.

Vedtægter for foreningen Toftebo's Venner

Vedtaget på stiftende generalforsamling, torsdag den 23. januar 2020

1. Navn og hjemsted.
1.1. Foreningens navn er Toftebo's Venner.
1.2. Hjemsted er Toftebo Plejecenter, Hammerum Hovedgade 14, Hammerum, 7400 Herning.

2. Formål:
2.1. Foreningens formål er:

• At skaffe midler til særlige arrangementer og særlige nyanskaffelser til glæde for beboerne vha. kontingenter, legater og fonde.
• At være praktisk hjælp for beboerne ved huset's og foreningens arrangementer, såvel i, som udenfor huset.
• At udføre praktiske opgaver, som borddækning og afrydning mv. ved huset's og foreningens arrangementer.
• At udføre praktiske opgaver sammen med og/eller til glæde for beboerne, f.eks. pynte til jul i fællesarealer.
• At alle arrangementer/opgaver iværksættes i tæt samarbejde med Aktivitetsansvarlig, leder og evt. køkken.
• At være igangsættende og hjælper i de aktiviteter, som foreningen beslutter og opretter.
• At lave PR for foreningen.
• At hverve nye medlemmer til foreningen.
• At hverve frivillige til opgaverne.

3. Medlemmer:
3.1. Alle kan blive medlemmer af foreningen.
3.2. Sekretæren fører en medlemsfortegnelse.

4. Bestyrelse og revision:
4.1. Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer, hvoraf de 5 vælges på den stiftende generalforsamling.
Den 6. er et personale på Toftebo, som vælges af personalegruppen og den 7. er Aktivitetsansvarlig på Toftebo, som har en fast plads, som næstformand og sekretær i bestyrelsen.
4.2. I bestyrelsesmøderne kan deltage repræsentanter fra ledelsen, køkkenet, beboerne og lignende, hvis det har et formål, disse har ikke stemmeret.
4.3. Formanden og to andre bestyrelsesmedlemmer er på valg efter de første 3 år, mens kasserer og det sidste medlem efter de første 2 år. Herefter er alle på valg hvert andet år. Fordelingen besluttes derfor under konstitueringen ved første bestyrelsesmøde
Personalerepræsentanten er på valg efter 2 år og derefter hvert andet år.
4.4. Der vælges 2 suppleanter til bestyrelsen, den ene vælges blandt medlemmerne, den anden vælges af personalet.
4.5. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, og kasserer. 
4.6. Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt, formanden indkalder til bestyrelsesmøder.
4.7.Alle afgørelser træffes ved simpel stemmeflertal.
4.8.Der skrives referat af hvert bestyrelsesmøde, som skal være tilgængelig for medlemmer af vennekredsen samt personalet på Toftebo Plejecenter.
4.9. Der vælges en revisor og en suppleant for denne.
4.10. Revisor og suppleant er på valg hvert andet år.
4.11. Regnskabsåret følger kalenderåret.

5. Generalforsamlingen:
5.1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
5.2.Den årlige generalforsamling afholdes inden udgangen af januar måned. Indkaldelsen sker med mindst 14 dages varsel, ved opslag på Toftebo Plejecenter, i Toftebo aktivitetscenter og i ugeavisen.
5.3. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
5.4.Afgørelser træffes ved simpel stemmeflertal.
5.5. Dagsorden for generalforsamlingen skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning.
3. Kassereren aflægger revideret regnskab.
4. Fastsættelse af kontingent.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Valg af medlemmer til bestyrelsen.
7. Valg af suppleant.
8. Valg af en revisor og en suppleant for denne.
9. Eventuelt.
5.6. Der skal skrives referat af generalforsamlingen, som skal underskrives af den siddende bestyrelse.
5.7. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når bestyrelsen finder det nødvendigt eller når mindst 25 % af medlemmerne skriftligt anmoder herom, med angivelse af ønsket dagsorden.
Indkaldelse sker med mindst 14 dages varsel og ved opslag på Toftebo Plejecenter, i Toftebo Aktivitetscenter og ved annoncering i ugeavisen.
5.8. En ekstraordinær generalforsamling skal være afholdt inden 2 måneder efter, anmodningen er modtaget af bestyrelsen.

6. Økonomi:
6.1. Foreningens indtægter stammer fra medlemskontingenter samt legater og fonde.
6.2.Bestyrelsen kan ikke stifte gæld.

7. Stemmeret og afstemninger:
7.1. Ethvert medlem kan kræve hemmelig afstemning ved valg.
7.2.Der kan ikke stemmes med fuldmagt.

8. Ophævelse af foreningen
8.1. Foreningen kan ophæves, når en ekstraordinært indkaldt generalforsamling vedtager dette med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer.
8.2.Ved ophævelse af foreningen skal en eventuel pengebeholdning tilgå Toftebo Plejecenter.
Pengene skal anvendes til glæde for beboerne.