Toftebos Venner

Referat fra bestyrelsesmøde i Toftebo's Venner den 27. august 2021

Til stede: Mogens, Iben, Claus, Else, Arne og Anette
Afbud: Leif og Lene

Formand og mødeleder: Claus 
Næstformand: Anette 
Referent: Anette 

Orientering (O)
Drøftelse (D)
Beslutning (B)

1. Gennemgang af dagsorden og afstemning af bestyrelsesmødets indhold. Herunder godkendelse af referat fra sidste møde: (B)
   Referat fra sidst er godkendt
   
   
2. Nyt fra formand: 
   Vi har pga. Corona ikke kunnet afholde generalforsamling i 2021. Det besluttes at vente med generalforsamlingen til januar 2022.
3. Nyt fra sekretæren:
   Familieaftner: 
   I juni måned deltog Iben til familieaftener på Toftebo, hvor hun fortalte om vennekredsens arbejde. Det gav desværre ikke mange nye medlemmer, måske fordi folk blev forskrækkede over, at man kan melde sig til frivilligt arbejde, selvom det ikke på nogen måder er et krav. Næste gang laver vi en lille tilmeldingsblanket med mobilepay nummer.
   Diakonitanken: 
   Anette har modtaget et opslag fra Diakonitanken, som er en fond, hvorfra vi kan søge om midler. Claus tager fat i fonden og hører hvad man kan søge til og hvor meget.
4. Nyt fra kasseren:
   Regnskab: 
   Iben fremlægger regnskab, som godkendes. Toftebo's Venner har dd. en egenkapital på 1879,75 kr
   Medlemstal: 
   Medlemstallet ligger dd. på 44.
5. Hjul på klaver:
   Vi har fået vores nye elklaver i hus, men mangler stadig hjul til den, da prisen på dem er steget fra 1000,00 kr. til 3000,00 kr. siden det blev undersøgt først på året. Claus undersøger om det er det, vi skal søge om penge til ved Diakonitanken.
6. Haveprojekt: 
   Der er ønske om at få lavet haverne på Toftebo om til mere brugbare og hyggelige haver. Vennekredsen vil gerne gå ind i arbejdet, ved at søge fonde til projektet, men det kræver, at vi finder ud af hvordan det skal se ud. Anette forsøger at lave en aftale med Sørvad Plejehjem om at komme ud og se deres sansehave, onsdag den 8. september, for at få noget inspiration. Når de overordnede tanker er på plads, tager Claus kontakt til en gartner, for at få lavet et overslag på hvad det vil koste, både med og uden arbejdskraft. Der er også ønske om et orangeri. Når vi søger fonde, skal vi også huske penge til lys og havemøbler.
7. Julepynt:   Vi pynter til jul på Toftebo fredag den 19. november. Vi mødes til rundstykker kl. 08.30. Det er efter aftale fra sidste år, Toftebo der leverer batterier til ophængene. Det fungerede ikke helt med julepynten ud til Hammerum Hovedgade, så det skal der ændres på. Else tager en stjerne med næste gang vi mødes, for om det evt. er dem der skal op i stedet. Det fungerede heller ikke optimalt med ståltrådsophæng sidste år. Anette spørger Niels hvad han i stedet foreslår.
   Leif vil sponsorere adventskranse til alle afdelinger igen i år.
8. Omrokering:  
   Mogens ønsker at bytte plads med Arne, så Arne kommer ind i bestyrelsen og Mogens bliver suppleant. Dette imødekommes af bestyrelsen. Mogens vil stadig gerne være behjælpelig med ansøgninger til fonde.
9. Intet: 
   
10. Intet:
     
11. Evt.: 
    Der er kommet en invitation til dialogmøde med Herning Kommune den 28. oktober. Mødet handler om ansøgning af §18 midler. Iben og Arne deltager.

Godt nytår

Toftebo's Venner ønsker jer alle et rigtig godt nytår.
Vi håber, at I kom godt og sikkert ind i det.

Planen var, at vi skulle afholde generalforsamling i Toftebo's Venner sidst i januar måned, men pga. forsamlingsforbuddet, er vi nødsaget til at udsætte det på ubestemt tid, til det bliver bedre tider. Når det bliver muligt, vil dato og tidspunkt bla. blive opslået her på siden.

Som vi skrev før jul, har vi søgt 2 fonde. Den ene er en "Paragraf 18 pulje" ved Herning Kommune, hvor vi har søgt om 10.000 kr. til et elklaver på hjul, som kan køres rundt på afdelingerne.
Den anden er "Fonden af 1844", som hører hjemme i Hammerum. Her har vi ansøgt om 10.345 kr. til nye sangbøger til alle afdelinger.

Vi kan nu fortælle, at vi er blevet bevilget begge dele, så nu glæder vi os til, at få det købt ind og ikke mindst, at få det i brug på plejecentret.
Det bliver en sand fornøjelse at få bragt noget sang og musik ind i huset, så snart Corona tillader det.

Mange hilsner fra
Bestyrelsen 
Toftebos Venner

Dagsorden:

1. Velkommen ved Jakob Skovbakke
2. Gennemgang og vedtagelse af vedtægter, herunder fastsættelse af kontingent ved Anette Andersen.
3. Valg til bestyrelse.
4. Valg af revisor og revisor suppleant.
5. Konstituering og fastsættelse af næste møde.

Referat:

1. Da vi, for 14 dage siden, afholdte informationsaften, var der 13 fremmødte og det var en positiv opstart. I aften er der dog kun mødt 3 personer op, udover Anette og undertegnede, men vi er i gang. Så selvom vi ikke får sat en hel bestyrelse i aften, er vi optimistiske på fremtiden.
2. Foreslåede vedtægter blev gennemgået og med få rettelser, vedtaget. Medlemskontingentet er sat til 50 kr. pr. person.
3. Følgende blev valgt ind i bestyrelsen:
   
   Leif Mau 
   Else Kappel 
   Claus Fuglsang Kappel 
   Iben Brock 
   
   Der mangler derfor et medlem samt en suppleant, som generalforsamlingen har givet de valgte bestyrelsesmedlemmer, bemyndigelse til at finde og sætte ind på manglende poster uden afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling. 
   
   Personalerepræsentanten i bestyrelsen er Kirstine Haugaard Nielsen og suppleant for hende, vælges på personalemøder i uge 6.
   
   Aktivitetsansvarlig på Toftebo, som har en fast plads i bestyrelsen, som næstformand og sekretær, er Anette Grønbæk Andersen. 
4. Revisor blev Jakob Skovbakke.
   Suppleant for revisor mangler, men også her har generalforsamlingen givet de valgte bestyrelsesmedlemmer, bemyndigelse til at indsætte denne uden afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling.
5. Da bestyrelsen ikke blev fuldtallig, er konstitueringen udsat til første bestyrelsesmøde. Det bliver fredag den 28. februar 2020 kl. 09:30, på Toftebo Plejecenter, administrationsgangen. Så er de sidste bestyrelsesmedlemmer forhåbentlig fundet.

Vedtægter for foreningen Toftebo's Venner

Vedtaget på stiftende generalforsamling, torsdag den 23. januar 2020

1. Navn og hjemsted.
1.1. Foreningens navn er Toftebo's Venner.
1.2. Hjemsted er Toftebo Plejecenter, Hammerum Hovedgade 14, 7400 Herning.

2. Formål:
2.1. Foreningens formål er:

• At skaffe midler til særlige arrangementer og særlige nyanskaffelser til glæde for beboerne vha. kontingenter, legater og fonde.
• At være praktisk hjælp for beboerne ved huset's og foreningens arrangementer, såvel i, som udenfor huset.
• At udføre praktiske opgaver, som borddækning og afrydning mv. ved huset's og foreningens arrangementer.
• At udføre praktiske opgaver sammen med og/eller til glæde for beboerne, f.eks. pynte til jul i fællesarealer.
• At alle arrangementer/opgaver iværksættes i tæt samarbejde med Aktivitetsansvarlig, leder og evt. køkken.
• At være igangsættende og hjælper i de aktiviteter, som foreningen beslutter og opretter.
• At lave PR for foreningen.
• At hverve nye medlemmer til foreningen.
• At hverve frivillige til opgaverne.

3. Medlemmer:
3.1. Alle kan blive medlemmer af foreningen.
3.2. Sekretæren fører en medlemsfortegnelse.

4. Bestyrelse og revision:
4.1. Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer, hvoraf de 5 vælges på den stiftende generalforsamling.
Den 6. er et personale på Toftebo, som vælges af personalegruppen og den 7. er Aktivitetsansvarlig på Toftebo, som har en fast plads, som næstformand og sekretær i bestyrelsen.
4.2. I bestyrelsesmøderne kan deltage repræsentanter fra ledelsen, køkkenet, beboerne og lignende, hvis det har et formål, disse har ikke stemmeret.
4.3. Formanden og to andre bestyrelsesmedlemmer er på valg efter de første 3 år, mens kasserer og det sidste medlem efter de første 2 år. Herefter er alle på valg hvert andet år. Fordelingen besluttes derfor under konstitueringen ved første bestyrelsesmøde
Personalerepræsentanten er på valg efter 2 år og derefter hvert andet år.
4.4. Der vælges 2 suppleanter til bestyrelsen, den ene vælges blandt medlemmerne, den anden vælges af personalet.
4.5. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, og kasserer. 
4.6. Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt, formanden indkalder til bestyrelsesmøder.
4.7.Alle afgørelser træffes ved simpel stemmeflertal.
4.8.Der skrives referat af hvert bestyrelsesmøde, som skal være tilgængelig for medlemmer af vennekredsen samt personalet på Toftebo Plejecenter.
4.9. Der vælges en revisor og en suppleant for denne.
4.10. Revisor og suppleant er på valg hvert andet år.
4.11. Regnskabsåret følger kalenderåret.

5. Generalforsamlingen:
5.1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
5.2.Den årlige generalforsamling afholdes inden udgangen af januar måned. Indkaldelsen sker med mindst 14 dages varsel, ved opslag på Toftebo Plejecenter, i Toftebo aktivitetscenter og i ugeavisen.
5.3. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
5.4.Afgørelser træffes ved simpel stemmeflertal.
5.5. Dagsorden for generalforsamlingen skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning.
3. Kassereren aflægger revideret regnskab.
4. Fastsættelse af kontingent.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Valg af medlemmer til bestyrelsen.
7. Valg af suppleant.
8. Valg af en revisor og en suppleant for denne.
9. Eventuelt.
5.6. Der skal skrives referat af generalforsamlingen, som skal underskrives af den siddende bestyrelse.
5.7. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når bestyrelsen finder det nødvendigt eller når mindst 25 % af medlemmerne skriftligt anmoder herom, med angivelse af ønsket dagsorden.
Indkaldelse sker med mindst 14 dages varsel og ved opslag på Toftebo Plejecenter, i Toftebo Aktivitetscenter og ved annoncering i ugeavisen.
5.8. En ekstraordinær generalforsamling skal være afholdt inden 2 måneder efter, anmodningen er modtaget af bestyrelsen.

6. Økonomi:
6.1. Foreningens indtægter stammer fra medlemskontingenter samt legater og fonde.
6.2.Bestyrelsen kan ikke stifte gæld.

7. Stemmeret og afstemninger:
7.1. Et hvert medlem kan kræve hemmelig afstemning ved valg.
7.2.Der kan ikke stemmes med fuldmagt.

8. Ophævelse af foreningen
8.1. Foreningen kan ophæves, når en ekstraordinært indkaldt generalforsamling vedtager dette med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer.
8.2.Ved ophævelse af foreningen skal en eventuel pengebeholdning tilgå Toftebo Plejecenter.
Pengene skal anvendes til glæde for beboerne.