Toftebos Venner

Dagsorden:

1. Velkommen ved Jakob Skovbakke
2. Gennemgang og vedtagelse af vedtægter, herunder fastsættelse af kontingent ved Anette Andersen.
3. Valg til bestyrelse.
4. Valg af revisor og revisor suppleant.
5. Konstituering og fastsættelse af næste møde.

Referat:

1. Da vi, for 14 dage siden, afholdte informationsaften, var der 13 fremmødte og det var en positiv opstart. I aften er der dog kun mødt 3 personer op, udover Anette og undertegnede, men vi er i gang. Så selvom vi ikke får sat en hel bestyrelse i aften, er vi optimistiske på fremtiden.
2. Foreslåede vedtægter blev gennemgået og med få rettelser, vedtaget. Medlemskontingentet er sat til 50 kr. pr. person.
3. Følgende blev valgt ind i bestyrelsen:
   
   Leif Mau 
   Else Kappel 
   Claus Fuglsang Kappel 
   Iben Brock 
   
   Der mangler derfor et medlem samt en suppleant, som generalforsamlingen har givet de valgte bestyrelsesmedlemmer, bemyndigelse til at finde og sætte ind på manglende poster uden afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling. 
   
   Personalerepræsentanten i bestyrelsen er Kirstine Haugaard Nielsen og suppleant for hende, vælges på personalemøder i uge 6.
   
   Aktivitetsansvarlig på Toftebo, som har en fast plads i bestyrelsen, som næstformand og sekretær, er Anette Grønbæk Andersen. 
4. Revisor blev Jakob Skovbakke.
   Suppleant for revisor mangler, men også her har generalforsamlingen givet de valgte bestyrelsesmedlemmer, bemyndigelse til at indsætte denne uden afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling.
5. Da bestyrelsen ikke blev fuldtallig, er konstitueringen udsat til første bestyrelsesmøde. Det bliver fredag den 28. februar 2020 kl. 09:30, på Toftebo Plejecenter, administrationsgangen. Så er de sidste bestyrelsesmedlemmer forhåbentlig fundet.

Mødet blev afholdt den 21. februar kl. 09:30

Til stede: Else, Claus, Leif, Iben, Christine og Anette.

• Præsentationsrunde
  Christine er suppleant for Kirstine (personalerepræsentant) 
• Konstituering
  Claus vælges som formand
  Iben vælges som kasserer
  Anette sidder ifl. vedtægterne altid som næstformand og sekretær

  Claus Kappel, Leif Mau og sidste ikke-fundne medlem, er på valg efter 3 år 
  Iben Brock og Else Kappel er på valg efter 2 år
  Christine er på valg efter 2 år

  Der mangles stadig et bestyrelsesmedlem, en suppleant og en revisorsuppleant. Vi er enige om, at disse nok skal findes, hvis ikke før, så ved salg af medlemskort

• Bankforbindelse og CVR nummer
  Det besluttes, at vores kommende bankforbindelse bliver Ringkøbing Landbobank og Iben tager kontakt til dem for at få papirer til underskrift af bestyrelsen ifm. oprettelse af konto

  Iben undersøger samtidig muligheden for mobilepay

  Når der er oprettet en konto, sørger Iben for at oprette et CVR nummer

  Formand og sekretær skal underskrive/godkende alle fakturaer før betaling

• Medlemskort
  Anette har lavet et udkast til en informationsfolder til kommende medlemmer, denne finpudses til næste gang

  Iben laver et udkast til medlemskort

  Det vil være godt, at få lavet en facebookside. Anette kigger på det

• Brainstorm/debat - hvad vil vi med Vennekredsen og hvad kan vi byde ind med 
  Ideer til fremtidige aktiviteter:

  Cykelteams
  Erindringsdans/danseeftermiddage
  Flere større busture/oplevelsesture
  Ex.: Haustrup, cirkus, dyreskue, museer
  Evt. flere fester: Sankt Hans, forårsfest, sommerfest
  Fastelavn
  Damegrupper
  Herregrupper
  Wellness: hår, negle, makeup
  Kortspil
  Brætspil
  Sang og musik
  Svømning
  Én til én kontakt

• EVT. 
  Centerrådet vil gerne udpege en ved deres konstituering sidst i marts til at sidde med til bestyrelsesmøder, som link til Aktivitetscentret og ikke som medlem af bestyrelsen

  Familieaftenerne ligger næste gang den 25. 27. og 28. maj og her vil det være rigtig godt, at der deltager en fra bestyrelsen hver aften. Dette behøver ikke være den samme

  Vi fejrer Dronningens fødselsdag den 16. april. Der er mulighed for deltagelse af en eller flere fra vennekredsen, hvis det er muligt. Dette drøfter vi senere

  Høstfesten er planlagt til 16. september

  Der stilles forslag om, at søge en fond om et transportabelt klaver, som kan bruges i hele huset. Dette tages op igen næste gang

Referent: Anette

Vedtægter for foreningen Toftebo's Venner

Vedtaget på stiftende generalforsamling, torsdag den 23. januar 2020

1. Navn og hjemsted.
1.1. Foreningens navn er Toftebo's Venner.
1.2. Hjemsted er Toftebo Plejecenter, Hammerum Hovedgade 14, Hammerum, 7400 Herning.

2. Formål:
2.1. Foreningens formål er:

• At skaffe midler til særlige arrangementer og særlige nyanskaffelser til glæde for beboerne vha. kontingenter, legater og fonde.
• At være praktisk hjælp for beboerne ved huset's og foreningens arrangementer, såvel i, som udenfor huset.
• At udføre praktiske opgaver, som borddækning og afrydning mv. ved huset's og foreningens arrangementer.
• At udføre praktiske opgaver sammen med og/eller til glæde for beboerne, f.eks. pynte til jul i fællesarealer.
• At alle arrangementer/opgaver iværksættes i tæt samarbejde med Aktivitetsansvarlig, leder og evt. køkken.
• At være igangsættende og hjælper i de aktiviteter, som foreningen beslutter og opretter.
• At lave PR for foreningen.
• At hverve nye medlemmer til foreningen.
• At hverve frivillige til opgaverne.

3. Medlemmer:
3.1. Alle kan blive medlemmer af foreningen.
3.2. Sekretæren fører en medlemsfortegnelse.

4. Bestyrelse og revision:
4.1. Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer, hvoraf de 5 vælges på den stiftende generalforsamling.
Den 6. er et personale på Toftebo, som vælges af personalegruppen og den 7. er Aktivitetsansvarlig på Toftebo, som har en fast plads, som næstformand og sekretær i bestyrelsen.
4.2. I bestyrelsesmøderne kan deltage repræsentanter fra ledelsen, køkkenet, beboerne og lignende, hvis det har et formål, disse har ikke stemmeret.
4.3. Formanden og to andre bestyrelsesmedlemmer er på valg efter de første 3 år, mens kasserer og det sidste medlem efter de første 2 år. Herefter er alle på valg hvert andet år. Fordelingen besluttes derfor under konstitueringen ved første bestyrelsesmøde
Personalerepræsentanten er på valg efter 2 år og derefter hvert andet år.
4.4. Der vælges 2 suppleanter til bestyrelsen, den ene vælges blandt medlemmerne, den anden vælges af personalet.
4.5. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, og kasserer. 
4.6. Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt, formanden indkalder til bestyrelsesmøder.
4.7.Alle afgørelser træffes ved simpel stemmeflertal.
4.8.Der skrives referat af hvert bestyrelsesmøde, som skal være tilgængelig for medlemmer af vennekredsen samt personalet på Toftebo Plejecenter.
4.9. Der vælges en revisor og en suppleant for denne.
4.10. Revisor og suppleant er på valg hvert andet år.
4.11. Regnskabsåret følger kalenderåret.

5. Generalforsamlingen:
5.1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
5.2.Den årlige generalforsamling afholdes inden udgangen af januar måned. Indkaldelsen sker med mindst 14 dages varsel, ved opslag på Toftebo Plejecenter, i Toftebo aktivitetscenter og i ugeavisen.
5.3. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
5.4.Afgørelser træffes ved simpel stemmeflertal.
5.5. Dagsorden for generalforsamlingen skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning.
3. Kassereren aflægger revideret regnskab.
4. Fastsættelse af kontingent.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Valg af medlemmer til bestyrelsen.
7. Valg af suppleant.
8. Valg af en revisor og en suppleant for denne.
9. Eventuelt.
5.6. Der skal skrives referat af generalforsamlingen, som skal underskrives af den siddende bestyrelse.
5.7. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når bestyrelsen finder det nødvendigt eller når mindst 25 % af medlemmerne skriftligt anmoder herom, med angivelse af ønsket dagsorden.
Indkaldelse sker med mindst 14 dages varsel og ved opslag på Toftebo Plejecenter, i Toftebo Aktivitetscenter og ved annoncering i ugeavisen.
5.8. En ekstraordinær generalforsamling skal være afholdt inden 2 måneder efter, anmodningen er modtaget af bestyrelsen.

6. Økonomi:
6.1. Foreningens indtægter stammer fra medlemskontingenter samt legater og fonde.
6.2.Bestyrelsen kan ikke stifte gæld.

7. Stemmeret og afstemninger:
7.1. Ethvert medlem kan kræve hemmelig afstemning ved valg.
7.2.Der kan ikke stemmes med fuldmagt.

8. Ophævelse af foreningen
8.1. Foreningen kan ophæves, når en ekstraordinært indkaldt generalforsamling vedtager dette med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer.
8.2.Ved ophævelse af foreningen skal en eventuel pengebeholdning tilgå Toftebo Plejecenter.
Pengene skal anvendes til glæde for beboerne.