Toftebos Venner

Du kan her læse foreningens vedtægter og referater fra møderne

Luk alle
Åben alle

Konstituerings- og bestyrelsesmøde 28.01.22

Konstituerings- og bestyrelsesmøde i Toftebo’s Venner 28.01.2022

Til stede: Claus, Else, Iben, Mogens, Anette
Afbud: Arne, Leif og Rasha
      
  1. Konstituering 
    Bestyrelsen har konstitueret sig som tidligere:
    Formand: Claus Kappel
    Næstformand og sekretær: Anette Grønbæk Andersen
    Kasserer: Iben Brock
    Derudover:
    Bestyrelsesmedlemmer:
    Else Kappel
    Leif Mau
    Arne Mogensen
    Rasha Basim (personalerepræsentant)
    Mogens Brock (aktiv suppleant)
    Som suppleant for Rasha er valgt Mette Nielsen

  2. Skifte bank 
    Iben vil gerne, at Toftebo’s Venner skifter bank. Bestyrelsen er enige om, at hun gerne må sætte dette i værk. Det er en lang proces og kommer ikke til at have indflydelse på gentegning af medlemskaber

  3. Fornyelse og salg af medlemskort 
    Anette sender mail til alle medlemmer om gentegning af medlemskab. Hun sætter Facebook ind i folderen, retter den til med ny personalerepræsentant og giver bestyrelsen besked, når de er klar til nye medlemmer

  4. Hvad skal vi bruge de paragraf 18 midler til vi har fået? 
    Vi mangler stadig nodebøger til de sangbøger vi fik sponseret i 20/21, disse bestiller Anette.
    Toftebo vil gerne have en bar/kiosk på hjul, som kan køres rundt i alle afdelinger og ud i haven.
    Idéen med den er, at bruge den til is- og spændende kolde drikke bar, pølsevogn, gløgg og æbleskiver og hvad de nu ellers kan finde på, for en gang i mellem at lave en lille sjov event i hverdagen. Anette skal undersøge hvad det koster at få sådan en lavet
    Der er forslag om at lave en fest eller hyggeeftermiddag for beboere og pårørende, måske ude i haven, når vejret bliver bedre. Dette arbejdes der videre med.

  5. Sansehave:
    Vi arbejder videre med idéen om at renovere haven ved blok A og måske på sigt ved blok C og B.
    Der skal nedsættes en arbejdsgruppe, hvor Niels (pedel) i hvert fald skal være med. Derudover kan det også være ledelse, personale, pårørende og beboere. Anette snakker med Lene Ravnholt om dette. Fra Vennekredsen vil Claus og Anette meget gerne være med og på sigt nok også Arne. Mogens og Iben vil gerne stå for at søge fonde og sponsorater, når vi kommer så langt.

  6. Autosignatur
    Der er forslag om at lave en autosignatur til sponsorer. Anette arbejder videre med dette. Det bliver i den forbindelse drøftet om Toftebo’s Venner skal have et logo, der godt må være enkel.
    Alle tænker over, hvordan det evt. kunne se ud.









  7. Evt.
    Det drøftes kort om vi har nogle idéer til et samarbejde med Bussen’s Venner (se referat fra generalforsamlingen). Der er ingen, der endnu har fået den bedste idé til, hvordan det kunne se ud, det arbejder vi videre med. Mogens og Claus vil gerne melde sig som chauffører, dette formidler Anette videre til Bussen’s Venner.
    Anette sender datoer for familie aftener til bestyrelsen
    Else og Claus arbejder på at finde en eller flere klaver spiller(e) til sangeftermiddage på afdelingerne, som de også gerne selv vil deltage i
    Iben vil gerne være med i en kulturel klub der arbejdes på at starte op på Toftebo. Hun kan i lige uger

 

Referat fra generalforsamling 26.01.2022

Referat fra Generalforsamling i Toftebo’s Venner den 26. januar 2022

Lene Ravnholt Nielsen, som er ny centerleder på Toftebo, deltager i generalforsamlingen og starter med at præsentere sig for de fremmødte.
Lene bor i Aulum og kommer fra en centerlederstilling på plejecentret Kastaniegården i Aulum, som er ca. halvt så stort som Toftebo. Hun er uddannet sygeplejerske og har, inden hun startede i plejecenter regi, arbejdet på Herning Sygehus, senest i akutmodtagelsen.
Lene har glædet sig meget til at starte på Toftebo, som jo hører under den samme organisation som Kastaniegården og derfor ikke er ny for hende. Det gør, at hun her i starten kan koncentrere sig om, at lære huset, beboere og personalet på Toftebo at kende.
Toftebo’s Venner byder Lene hjertelig velkommen

Dagsorden: 

  1. Valg af dirigent:
    Anette Grønbæk Andersen

  2. Formandens beretning:
    Det har været en svær start for Toftebo’s Venner.
    Vi nåede lige at få stiftet foreningen i januar 2020 inden Coronaen satte ind i marts.
    Derefter gik vi i gang med at få alle formaliteter, såsom CVR nummer, bankforbindelse og lign. på plads, men da det var en vanskelig tid, gik der helt til efteråret inden det var i orden og vi kunne gå i gang med at hverve medlemmer.
    Af samme grund solgte vi medlemskort til år 2020, som også gjaldt i 2021, men det er en svær opgave, at promovere en ny forening og sælge medlemskort i en tid, hvor landet var lukket ned og det kan også ses på medlemstallet.
    Ligeledes var det heller ikke muligt, at afholde generalforsamling i 2021.

    Toftebo’s Venner kastede sig hurtigt over opgaven, at søge fondsmidler og sponsorater, for det var noget af det der kunne lade sig gøre. Det første ønske Toftebo havde, var julepynt med lys til vinduerne i alle fællesarealer. Dette ønske indfriede vi allerede i 2020, hvor der blev indkøbt og kreeret pynt til 107 vinduer. Dog måtte Vennekredsen ikke komme ind på afdelingerne og hænge det op og tage det ned, så det blev en opgave for personalet på Toftebo denne gang.
    I 2021 var vi dog anderledes stillet, så her kunne vi få lov til at hjælpe med det praktiske og det var rart. Ligeledes har Toftebo, både i 2020 og 2021 fået sponseret adventskranse til alle afdelinger.

    Det lykkedes også at få fondsmidler fra Herning Kommunes paragraf 18 midler og fonden af 1844, til indkøb af nye sangbøger til alle afdelinger og et elklaver med hjul, så det kan transporteres rundt på alle afdelinger.

    Senest har vi igen i 2021 fået 10.000 kr. fra Herning Kommunes paragraf 18 midler, vi havde søgt midler til et kommende haveprojekt, dette ønskede de ikke at støtte, men ville gerne give midlerne til aktiviteter, så bestyrelsen skal snarest muligt have fundet ud af, hvad de så skal bruges til.

    I 2021 begyndte vi at undersøge mulighederne for at renovere haverne på Toftebo, så de kan blive mere brugervenlige og spændende for beboere og pårørende. Det er et stort og dyrt projekt og en vanskelig opgave at løse, i og med at haverne er lukkede og svær at komme ind i med maskiner. Toftebo’s Venner vil dog fortsætte arbejdet i samarbejde med personalet, i håb om, at vi sammen kan løfte opgaven på sigt.

    Formandens beretning suppleres af Anette:
    Der er pt 42 medlemmer i Toftebo’s Venner.
    Vi har hele tiden haft et håb om, at nogle af medlemmerne kunne tænke sig at være frivillig på Toftebo, således at vi f.eks. kan lave et gå hold, cykel hold, musik/sang hold osv.. Vi har derfor på vores indmeldelsesblanket, givet medlemmerne mulighed for at krydse af, om de er interesseret i det eller bare gerne ville støtte økonomisk. Det har dog ikke været muligt, pga. corona, at få gang i nogle af disse aktiviteter. Det arbejder vi stadig henimod og vil derfor i gentegning af medlemskaber gerne have medlemmer til at krydse af igen, om de har lyst til at være frivillig eller ej.

    Ligeledes har Toftebo’s Venner ikke tidligere været opmærksom på de nye GDPR regler. Det er derfor nødvendigt fremover, at alle medlemmer skal underskrive en erklæring om brug af medlems oplysninger ifm. tegning af medlemskab.
    Dette er ligeledes kommet på indmeldelsesblanketten.

  3. Kassereren aflægger revideret regnskab:
    Regnskabet fremlægges og godkendes.
    Regnskabet er vedhæftet referatet.

  4. Fastsættelse af kontingent:
    Der er enighed om, at fastholde kontingentet på 50 kr. pr. år pr. medlem, da det er vigtigt for Toftebo’s Venner, at få mange medlemmer og det skal ikke være økonomi der afholder folk fra at tegne medlemskab.
    Der blev spurgt, hvor stor andel af medlemmer der er beboere og pårørende.
    Svaret er ca. halvdelen, altså cirka 21 medlemmer, hvilket skabte stor undring på generalforsamlingen, at der ikke er flere pårørende der støtter foreningen.

  5. Behandling af indkomne forslag:
    Formanden har ikke modtaget forslag til behandling på generalforsamlingen.

  6. Valg af medlemmer til bestyrelsen:
    Iben Brock og Else Kappel modtager genvalg

  7. Valg af suppleant:
    Mogens Brock modtager genvalg

  8. Valg af revisor og suppleant for denne:
    Lene Ravnholt Nielsen foreslås som revisor og Anni Bilgrav Tusgaard Kristensen foreslås som suppleant, begge siger ja til posten og vælges.

  9. Evt.:
    Finn Brinch fra Bussen’s Venner efterspørger et samarbejde, da Bussen’s Venner mangler frivillige chauffører og hjælpere.
    Det har ikke tidligere været et problem, men også her har Coronaen sat sine spor.
    Toftebo’s Venner vil gerne samarbejde og hjælpe med at finde frivillige til Bussen’s Venner, da det kommer beboerne til gode.
    Udover det bliver der foreslået, at vi skal ryste posen endnu mere ift. samarbejde.
    Kan man lægge foreningerne sammen, kan vi lave noget fælles PR og måske sælge medlemskort sammen og give et tilbud.
    Både Toftebo’s og Bussen’s Venner vil gå i tænkeboks omkring muligheder for samarbejde fremover.

    Kassereren lufter en idé om muligvis at skifte bank, da der kan være penge at spare på gebyrer. Dette tages op på næste bestyrelsesmøde.
    Forslag om at udvikle en autosignatur, som sponsorer kan bruge i deres mailsystem, hvis de har lyst. Dette tages op på næste bestyrelsesmøde.

Regnskabet:

Regnskab opstilling 31.12.2021
Kontingent Vennekreds 800,00
Sponsorater 27.000,00
Gardiner 0,00
Diverse indtægter 0,00
Indtægter i alt 27.800,00
   
Juleudsmykning 980,00
Brugt af donationer 23.003,00
Udgifter 0,00
Renter 48,00
Gebyrer 1.398,00
Udgifter i alt 25.429,00
   
Resultat 2021 2.371,00

Referat fra bestyrelsesmøde den 27.08.21

Referat fra bestyrelsesmøde i Toftebo's Venner den 27. august 2021


Til stede: Mogens, Iben, Claus, Else, Arne og Anette
Afbud: Leif og Lene

Formand og mødeleder: Claus 
Næstformand: Anette 
Referent: Anette 

Orientering (O)
Drøftelse (D)
Beslutning (B)

  1. Gennemgang af dagsorden og afstemning af bestyrelsesmødets indhold. Herunder godkendelse af referat fra sidste møde: (B)
    Referat fra sidst er godkendt.

  2. Nyt fra formand: 
    Vi har pga. Corona ikke kunnet afholde generalforsamling i 2021. Det besluttes at vente med generalforsamlingen til januar 2022.

  3. Nyt fra sekretæren:
    Familie aftner: 
    I juni måned deltog Iben til familie aftener på Toftebo, hvor hun fortalte om vennekredsens arbejde. Det gav desværre ikke mange nye medlemmer, måske fordi folk blev forskrækkede over, at man kan melde sig til frivilligt arbejde, selvom det ikke på nogen måder er et krav. Næste gang laver vi en lille tilmeldingsblanket med mobilepay nummer.
    Diakonitanken: 
    Anette har modtaget et opslag fra Diakonitanken, som er en fond, hvorfra vi kan søge om midler. Claus tager fat i fonden og hører hvad man kan søge til og hvor meget.

  4. Nyt fra kasseren:
    Regnskab: 
    Iben fremlægger regnskab, som godkendes. Toftebo's Venner har dd. en egenkapital på 1879,75 kr.
    Medlemstal: 
    Medlemstallet ligger dd. på 44.

  5. Hjul på klaver:
    Vi har fået vores nye elklaver i hus, men mangler stadig hjul til den, da prisen på dem er steget fra 1000,00 kr. til 3000,00 kr. siden det blev undersøgt først på året. Claus undersøger om det er det, vi skal søge om penge til ved Diakonitanken.

  6. Haveprojekt: 
    Der er ønske om at få lavet haverne på Toftebo om til mere brugbare og hyggelige haver. Vennekredsen vil gerne gå ind i arbejdet, ved at søge fonde til projektet, men det kræver, at vi finder ud af hvordan det skal se ud. Anette forsøger at lave en aftale med Sørvad Plejehjem om at komme ud og se deres sansehave, onsdag den 8. september, for at få noget inspiration. Når de overordnede tanker er på plads, tager Claus kontakt til en gartner, for at få lavet et overslag på hvad det vil koste, både med og uden arbejdskraft. Der er også ønske om et orangeri. Når vi søger fonde, skal vi også huske penge til lys og havemøbler.

  7. Julepynt:  i pynter til jul på Toftebo fredag den 19. november. Vi mødes til rundstykker kl. 08.30. Det er efter aftale fra sidste år, Toftebo der leverer batterier til ophængene. Det fungerede ikke helt med julepynten ud til Hammerum Hovedgade, så det skal der ændres på. Else tager en stjerne med næste gang vi mødes, for om det evt. er dem der skal op i stedet. Det fungerede heller ikke optimalt med ståltrådsophæng sidste år. Anette spørger Niels hvad han i stedet foreslår.
    Leif vil sponsorere adventskranse til alle afdelinger igen i år.

  8. Omrokering:  
    Mogens ønsker at bytte plads med Arne, så Arne kommer ind i bestyrelsen og Mogens bliver suppleant. Dette imødekommes af bestyrelsen. Mogens vil stadig gerne være behjælpelig med ansøgninger til fonde.

  9. Intet: 
  10. Intet:
     
  11. Evt.: 
    Der er kommet en invitation til dialogmøde med Herning Kommune den 28. oktober. Mødet handler om ansøgning af §18 midler. Iben og Arne deltager.

Referat fra stiftende generalforsamling - Januar 2020

Dagsorden:

  1. Velkommen ved Jakob Skovbakke
  2. Gennemgang og vedtagelse af vedtægter, herunder fastsættelse af kontingent ved Anette Andersen.
  3. Valg til bestyrelse.
  4. Valg af revisor og revisor suppleant.
  5. Konstituering og fastsættelse af næste møde.

Referat:

  1. Da vi, for 14 dage siden, afholdte informationsaften, var der 13 fremmødte og det var en positiv opstart. I aften er der dog kun mødt 3 personer op, udover Anette og undertegnede, men vi er i gang. Så selvom vi ikke får sat en hel bestyrelse i aften, er vi optimistiske på fremtiden.
  2. Foreslåede vedtægter blev gennemgået og med få rettelser, vedtaget. Medlemskontingentet er sat til 50 kr. pr. person.
  3. Følgende blev valgt ind i bestyrelsen:

    Leif Mau 
    Else Kappel 
    Claus Fuglsang Kappel 
    Iben Brock 

    Der mangler derfor et medlem samt en suppleant, som generalforsamlingen har givet de valgte bestyrelsesmedlemmer, bemyndigelse til at finde og sætte ind på manglende poster uden afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling. 
    Personalerepræsentanten i bestyrelsen er Kirstine Haugaard Nielsen og suppleant for hende, vælges på personalemøder i uge 6.
    Aktivitetsansvarlig på Toftebo, som har en fast plads i bestyrelsen, som næstformand og sekretær, er Anette Grønbæk Andersen. 
  4. Revisor blev Jakob Skovbakke.
    Suppleant for revisor mangler, men også her har generalforsamlingen givet de valgte bestyrelsesmedlemmer, bemyndigelse til at indsætte denne uden afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling.
  5. Da bestyrelsen ikke blev fuldtallig, er konstitueringen udsat til første bestyrelsesmøde. Det bliver fredag den 28. februar 2020 kl. 09:30, på Toftebo Plejecenter, administrationsgangen. Så er de sidste bestyrelsesmedlemmer forhåbentlig fundet.

Vedtægter for foreningen Toftebos Venner - Januar 2020

Vedtægter for foreningen Toftebo's Venner

Vedtaget på stiftende generalforsamling, torsdag den 23. januar 2020

1. Navn og hjemsted.
1.1. Foreningens navn er Toftebo's Venner.
1.2. Hjemsted er Toftebo Plejecenter, Hammerum Hovedgade 14, 7400 Herning.

2. Formål:
2.1. Foreningens formål er:

  • At skaffe midler til særlige arrangementer og særlige nyanskaffelser til glæde for beboerne vha. kontingenter, legater og fonde.
  • At være praktisk hjælp for beboerne ved husets og foreningens arrangementer, såvel i, som udenfor huset.
  • At udføre praktiske opgaver, som borddækning og afrydning mv. ved huset's og foreningens arrangementer.
  • At udføre praktiske opgaver sammen med og/eller til glæde for beboerne, f.eks. pynte til jul i fællesarealer.
  • At alle arrangementer/opgaver iværksættes i tæt samarbejde med Aktivitetsansvarlig, leder og evt. køkken.
  • At være igangsættende og hjælper i de aktiviteter, som foreningen beslutter og opretter.
  • At lave PR for foreningen.
  • At hverve nye medlemmer til foreningen.
  • At hverve frivillige til opgaverne.


3. Medlemmer:
3.1. Alle kan blive medlemmer af foreningen.
3.2. Sekretæren fører en medlemsfortegnelse.

4. Bestyrelse og revision:
4.1. Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer, hvoraf de 5 vælges på den stiftende generalforsamling.
Den 6. er et personale på Toftebo, som vælges af personalegruppen og den 7. er Aktivitetsansvarlig på Toftebo, som har en fast plads, som næstformand og sekretær i bestyrelsen.

4.2. I bestyrelsesmøderne kan deltage repræsentanter fra ledelsen, køkkenet, beboerne og lignende, hvis det har et formål, disse har ikke stemmeret.

4.3. Formanden og to andre bestyrelsesmedlemmer er på valg efter de første 3 år, mens kasserer og det sidste medlem efter de første 2 år. Herefter er alle på valg hvert andet år. Fordelingen besluttes derfor under konstitueringen ved første bestyrelsesmøde
Personalerepræsentanten er på valg efter 2 år og derefter hvert andet år.

4.4. Der vælges 2 suppleanter til bestyrelsen, den ene vælges blandt medlemmerne, den anden vælges af personalet.

4.5. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, og kasserer. 

4.6. Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt, formanden indkalder til bestyrelsesmøder.

4.7.Alle afgørelser træffes ved simpel stemmeflertal.

4.8.Der skrives referat af hvert bestyrelsesmøde, som skal være tilgængelig for medlemmer af vennekredsen samt personalet på Toftebo Plejecenter.

4.9. Der vælges en revisor og en suppleant for denne.

4.10. Revisor og suppleant er på valg hvert andet år.

4.11. Regnskabsåret følger kalenderåret.

5. Generalforsamlingen:
5.1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

5.2.Den årlige generalforsamling afholdes inden udgangen af januar måned. Indkaldelsen sker med mindst 14 dages varsel, ved opslag på Toftebo Plejecenter, i Toftebo aktivitetscenter og i ugeavisen.

5.3. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.

5.4.Afgørelser træffes ved simpel stemmeflertal.

5.5. Dagsorden for generalforsamlingen skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning.
3. Kassereren aflægger revideret regnskab.
4. Fastsættelse af kontingent.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Valg af medlemmer til bestyrelsen.
7. Valg af suppleant.
8. Valg af en revisor og en suppleant for denne.
9. Eventuelt.

5.6. Der skal skrives referat af generalforsamlingen, som skal underskrives af den siddende bestyrelse.

5.7. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når bestyrelsen finder det nødvendigt eller når mindst 25 % af medlemmerne skriftligt anmoder herom, med angivelse af ønsket dagsorden.
Indkaldelse sker med mindst 14 dages varsel og ved opslag på Toftebo Plejecenter, i Toftebo Aktivitetscenter og ved annoncering i ugeavisen.

5.8. En ekstraordinær generalforsamling skal være afholdt inden 2 måneder efter, anmodningen er modtaget af bestyrelsen.

6. Økonomi:
6.1. Foreningens indtægter stammer fra medlemskontingenter samt legater og fonde.

6.2.Bestyrelsen kan ikke stifte gæld.

7. Stemmeret og afstemninger:
7.1. Et hvert medlem kan kræve hemmelig afstemning ved valg.
7.2.Der kan ikke stemmes med fuldmagt.

8. Ophævelse af foreningen
8.1. Foreningen kan ophæves, når en ekstraordinært indkaldt generalforsamling vedtager dette med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer.

8.2.Ved ophævelse af foreningen skal en eventuel pengebeholdning tilgå Toftebo Plejecenter.
Pengene skal anvendes til glæde for beboerne.